Vorlage - 2622/17

Betreff: Umgestaltung des Eingangsbereichs des Rathauses und Vereinheitlichung der Sprechzeiten
Status:öffentlichVorlage-Art:Mitteilungsvorlage
Federführend:11 - Fachdienst Personal und Organisation   
Beratungsfolge:
Wirtschafts-und Steuerungsausschuss zur Kenntnis
16.05.2019 
26. öffentliche/nichtöffentliche Sitzung des Wirtschafts-und Steuerungsausschusses Kenntnisnahme bzw.Beschlussvorbereitung   
Verwaltungsausschuss zur Kenntnis
Rat der Stadt Salzgitter zur Kenntnis
29.05.2019 
31. öffentliche/nichtöffentliche Sitzung des Rates der Stadt Salzgitter Kenntnisnahme bzw.Beschlussvorbereitung   

Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Mitteilung:
 

Die Verwaltung beabsichtigt die Umgestaltung des Eingangsbereiches des Rathauses. Ein zentrales Element dieses Umgestaltungsprozesses ist die Einrichtung eines Servicepoints im unmittelbaren Eingangsbereich des Rathauses. Den Besucherinnen und Besuchern des Rathauses soll somit schon bei Betreten des Rathauses eine erste Ansprechperson für Fragen zur Verfügung stehen und die Orientierung im Rathaus erleichtern. Einhergehend mit dieser baulichen Veränderung sollen einheitliche Sprechzeiten für alle Organisationseinheiten des Rathauses eingeführt werden.

 

Einheitliche Sprechzeiten und allgemeine Öffnungszeiten

 

Während der einheitlichen Sprechzeiten ist jeder Besucherin und jedem Besucher des Rathauses der Eintritt uneingeschränkt möglich. Die einzelnen Organisationseinheiten des Rathauses stehen in dieser Zeit jeder Person zur Verfügung.

 

Die einheitlichen Sprechzeiten werden wie folgt festgelegt:

 

Montag, Dienstag und FreitagDonnerstag             

08.00 Uhr - 12.00 Uhr14.00 - 18.00 Uhr

 

Auch außerhalb der einheitlichen Sprechzeiten steht das Rathaus den Bürgerinnen und Bürgern offen. Während der allgemeinen Öffnungszeiten ist der Zugang zum Haupthaus nach vorheriger Vorsprache im Servicepoint und Nachweis eines Termins oder Anliegens weiterhin möglich.

 

Als allgemeine Öffnungszeiten werden folgende Zeiten festgelegt:

 

Montag, Dienstag, Donnerstag Mittwoch     Freitag

08.00 Uhr - 18.00 Uhr08.00 - 16.00 Uhr08.00 Uhr -13.00 Uhr

Neben der Steigerung der Servicequalität der Stadtverwaltung wird auch die Sicherheit der im Rathaus arbeitenden Personen erhöht. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im öffentlichen Dienst sind einer steigenden Zahl von Übergriffen der unterschiedlichsten Erscheinungsformen ausgesetzt. Etwa 10.000 Übergriffe wurden im Jahr 2016, laut Angaben der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV), gezählt.

 

In einem Pilotprojekt der Stadt Salzgitter wurden exemplarisch die Aufgaben des Fachdienstes Bürgerservice und Ordnung auf ihre Gefährdungspotentiale hin überprüft und in unterschiedliche Gefährdungsklassen kategorisiert. Zu diesen Gefährdungen wurden unterschiedliche Vermeidungsstrategien entwickelt. Eine Maßnahmeempfehlung war die Einrichtung einer sog. Pförtnerloge mit Angleichung der Sprechzeiten der Organisationseinheiten des Rathauses. Durch die Einführung eines Sicherheitsdienstes soll zudem die Eingriffsmöglichkeit bei Notsituationen erhöht werden.

 

 

Aufgaben des Servicepoints

 

Die Aufgaben des Servicepoints werden im Folgenden dargestellt:

 

a)     Serviceaufgaben

  • Während der allgemeinen Öffnungszeiten des Rathauses soll der Servicepoint als erster Anlaufpunkt für Bürgerinnen und Bürger dienen. Niederschwellige Auskünfte sollen erteilt werden, insbesondere soll das Auffinden der geeigneten Ansprechperson erleichtert werden (Wegweiserfunktion).
  • Im Servicepoint sollen Anträge ausgegeben werden. Es sollen keine inhaltlichen Auskünfte gegeben werden.
  • Ausgabe von gelben Säcken

 

b)     Sicherheitsaufgaben

  • Außerhalb der Sprechzeiten und während der allgemeinen Öffnungszeiten soll nur Personen mit nachweisbaren Terminen und Personen die Einsicht in öffentlich ausliegende Plan- / Antragsunterlagen nehmen wollen, der Zugang ins Rathaus ermöglicht werden (Terminabfrage und Schleuse). Die Besucher und Besucherinnen können während der einheitlichen Sprechzeiten ungehindert das Rathaus betreten.
  • Sowohl während als auch außerhalb der Sprechzeiten sollen regelmäßige Kontrollgänge stattfinden. Der Sicherheitsdienst hat außerhalb der Sprechzeiten darauf zu achten, dass Personen das Rathaus wieder verlassen.
  • Der Sicherheitsdienst soll befugt werden, das Hausrecht durchzusetzen.
  • Sämtliche Notrufe sollen im Servicepoint angezeigt werden.
  • Der Sicherheitsdienst soll bei medizinischen Notfällen den Rettungskräften einen schnellen Zugang ermöglichen.

 

 

 

 

Lage und Kosten des Servicepoints

 

Der Servicepoint soll als offenes Rondell im Bereich hinter der Drehtür, am Treppenaufgang zum Atrium, gebaut werden (siehe Anlage). Die Kosten für den Bau werden auf ca. 75.000,- € geschätzt. Das Servicepersonal soll durch den Fachdienst Bürgerservice und Ordnung gestellt werden. Hierzu werden zunächst bis zum Abschluss einer Personalbedarfsbemessung zwei zusätzliche Bedienstete eingesetzt. Der Sicherheitsdienst wird extern vergeben.

 

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Anlagen: Anlage 1: Entwurf Servicepoint

Anlage 2: Kosten Bau

 

 

Anlagen:  
  Nr. Status Name    
Anlage 1 1 öffentlich 1901.02 Atrium Service Point (648 KB)      
Anlage 2 2 öffentlich Kosten Bau (1206 KB)