Vorlage - 3030/17-AW

Betreff: Anfragenbeantwortung i.S. Einladung und Tagesordnung;
Anfrage der Bündnis 90/Die Grünen Fraktion des Ortsrates der Ortschaft Ost vom 12.06.2019 in der Sitzung des Ortsrates Ost am 20.06.2019
Status:öffentlichVorlage-Art:Beantwortung von Ortsratsanfragen
Federführend:10 - Fachdienst Ratsangelegenheiten und IT (10.1)   
Beratungsfolge:
Ortsrat der Ortschaft Ost zur Kenntnis
19.09.2019 
16.öffentliche/nichtöffentliche Sitzung des Ortsrates der Ortschaft Ost      

Sachverhalt
Anlage/n

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Anfrage der Bündnis 90/Die Grünen Fraktion des Ortsrates der Ortschaft Ost:

 

Seit einigen Monaten bekomme ich immer vorab der Ortsratssitzungen aus dem Ratsbüro die Einladung zu dem Ortsratssitzungen per Email zugeschickt. Die Einladung zur Juni Sitzung, die am 20.06.2019 stattfindet, erhielt ich am 04.06.2019 mit dem Erstellungsdatum lt. Dokument vom 12.06.2019. Da diese Einladung zuerst an die Ratsbüros geht und nicht an die Ortsräte ergeben sich folgende Fragen:

 

Frage 1:

Aus welchem Grund werden die Einladungen mit der zu dem Zeitpunkt bekannten  Tagesordnung zu den Ortsratssitzungen, zuerst von der Verwaltung per Email an die Ratsfraktion(en) gesendet, obwohl Ratsfraktion und Ortsräte zwei verschiedene Gremien sind und die Ortsräte in ihren Entscheidungen nicht an die Ratsfraktion gebunden sind?

 

Antwort der Verwaltung:

Zunächst wird zur Klarstellung darauf hingewiesen, dass die Einladungen mit der bekannten Tagesordnung von der Verwaltung nicht per E-Mail zuerst an die Ratsfraktionen versendet werden. Es existiert ein hausinterner E-Mailverteiler, der die Organisationseinheiten über die Einladungen der Gremien informiert, damit diese sich auf die Sachpunkte vorbereiten können. In diesem Verteiler sind die Ratsfraktionen im Rahmen der digitalen Ratsarbeit ebenfalls enthalten. Die Einladungen für die Ortsratssitzungen werden den Fraktionen des Rates gemäß § 28 Abs. 3 i.V.m. § 1 Abs. 2 der der Geschäftsordnung für den Rat, den Verwaltungsausschuss, die Ratsausschüsse und die Ratsausschüsse nach besonderen Rechtsvorschriften sowie die Ortsräte der Stadt Salzgitter (Geschäftsordnung Rat) schriftlich über die Ratspost und digital über den o.g. E-Mailverteiler zur Verfügung gestellt. Die Ortsratsmitglieder erhalten die Einladungen im Rahmen der Versendung der Ortsratspost.

 

 

 

Frage 2:

Aus welchem Grund werden diese Einladungen zu den Ortsratssitzungen von der Verwaltung vorab nicht per Email ebenfalls an die Ortsräte versendet, sondern sie diese erst nach Antragsschluss in Papierform bekommen?

 

Antwort der Verwaltung:

Das Versenden der Einladungen ist in der Geschäftsordnung Rat geregelt.  Danach werden Einladungen analog zum Rat der Stadt Salzgitter innerhalb der Ladungsfrist schriftlich (hier: 1 Woche gemäß § 27 i.V.m. § 1 Abs. 1 Geschäftsordnung Rat) verschickt.

 

Frage 3:

Wird die Verwaltung zukünftig die Einladungen zu den Ortsratssitzungen ebenfalls vorab zeitgleich per Mail an die Ortsräte versenden?

 

Antwort der Verwaltung:

Nein.

 

Frage 4:

Zu 3. Wenn dies nicht machbar ist, was ist der Grund dafür?

 

Antwort der Verwaltung:

Die Regelung in der Geschäftsordnung Rat sieht das Versenden der Einladung in Schriftform vor. Die Einladungen sind aber mit Erstellung dem Ratsinformationssystem Allris zu entnehmen.

 

Frage 5:

Warum steht in den Einladungen zu den Ortsratssitzungen ein späteres Datum, obwohl sie früher von der Verwaltung an die Ratsfraktio(en) per Mail versendet wird (Beispiel: Das Datum im Dokument zur Ortsratssitzung am 20.06.2019, war mit 12.06.2019 datiert. Diese Einladung wurde per Mail aber am 04.06.2019 von der Verwaltung versendet).

 

Antwort der Verwaltung:

 

Hierbei handelte es sich um ein Versehen der Verwaltung, welches für die ordnungsgemäße Ladung des betroffenen Ortsrates nicht von Bedeutung war.

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