Vorlage - 4595/14

Beschlussvorschlag:

 

 

1.      Dem Dezernatsverteilungsplan mit Zuordnung städt. Dienststellen zu diesen Dezernaten wird zugestimmt (Anlage 1).

 

2.      Der Einrichtung neuer Eigenbetriebe entspr. Anlage 1 und der Aufgabenerweiterung des Eigenbetriebes Städt. Reinigungsbetrieb wird zugestimmt. Die Verwaltung wird gebeten, die dazu notwendigen Detailbeschlüsse vorzubereiten und so rechtzeitig vorzulegen, dass die Gründung noch in 2004 erfolgen kann.

 

3.      Der Erweiterung der Geschäftsbereiche der jetzigen Verwaltungs‑ und Betriebsgesellschaft mbH Salzgitter und der Thermalsolbad Salzgitter GmbH wird zugestimmt. Die Verwaltung wird gebeten, die dazu notwendigen Detailbeschlüsse vorzubereiten und so rechtzeitig vorzulegen, dass die Umsetzung zum 1.1.2005 erfolgen kann.

 

4.      Die weiteren Veränderungen der Verwaltungsstruktur unterhalb der Dezernatsebene (Ziffer 2 des Sachverhaltes) werden zur Kenntnis genommen.

 

 

 

Sachverhalt

 

Im Ergebnis der Überlegungen zur BSL‑Untersuchung wird mit dieser Vorlage eine organisatorische Neustrukturierung der Verwaltung vorgestellt, um die Arbeitsabläufe innerhalb der Verwaltung effektiver und damit auch wirtschaftlicher zu gestalten. Dabei handelt es sich um Maßnahmen, bei denen es der Zustimmung des Rates bedarf und um solche, die in die Organzuständigkeit des Oberbürgermeisters fallen.

 

 

1.    Maßnahmen, die der Entscheidungskompetenz des Rates unterliegen

 

1.1 Gliederung der Dezernate

 

Die Leitung der 3 Dezernate wird nach fachlichen Gesichtspunkten den 3 amtierenden Dezernenten übertragen, bei denen eine Stabsstelle eingerichtet wird (siehe 2.3). Die Stelle des 4. Dezernenten fällt auf Dauer weg. Zusammen mit den ebenfalls entfallenden Sekretariatskräften werden dadurch nach Personalkostendurchschnittssätzen dauerhaft ca. 190.000 € jährlich eingespart.

 

In den Dezernaten werden die Fachdienste/Eigenbetriebe nach Sachzusammenhängen gebündelt:

 

Im Dezernat   I :       Recht. Bildung, Soziales und Kultur

Im Dezernat  II :       Finanzen, Ordnung, Brand-, Zivil- und Gesundheitsschutz sowie   den EB SRB

Im Dezernat III :       Planung, Umwelt und Bau sowie die Eigenbetriebe EB Grund-    stücksentwicklung und EB Gebäude, Einkauf und Logistik

 

Der Zentrale Steuerungsdienst, besteht aus den bisherigen Bereichen Beteiligungsmanagement, Personalreferat, Referat für Organisation, IT und Controlling sowie dem Referat für Ratsangelegenheiten und bleibt wie bisher dem Oberbürgermeister direkt zugeordnet.

Aus organisatorischer Sicht wird empfohlen, die Dezernentenstelle Dez I als Stelle des 1. Stadtrates auszuweisen. Hierzu ist eine gesonderte Entscheidung zu treffen.

 

 

1.2    Ausgliederung von Organisationseinheiten und Aufgaben in die Rechts-
          form eines Eigenbetriebes

 

Die Rechtsform eines Eigenbetriebes wird gewählt, um eine möglichst unabhängige und mit umfangreichen Entscheidungskompetenzen ausgestattete Organisationsform zu schaffen, die zur beschleunigten Umsetzung der ihnen zugewiesenen Aufgaben führt. Der Eigenbetrieb verfügt gemäß NGO über einen Werksausschuss, der im Rahmen der in der Satzung geregelten Befugnisse abschließend entscheiden kann. Weiterhin ist ein Eigenbetrieb ein Sondervermögen ohne eigene Rechtspersönlichkeit, aber mit der Möglichkeit zur eigenständigen Aufnahme von lang- und kurzfristigen Fremdmitteln. Die Höhe des Kreditvolumens einschließlich der Kassenkredite wird jährlich in der Haushaltssatzung festgelegt Weiterhin hat der Werkleiter gemäß Eigenbetriebsverordnung einen höheren eigenen Entscheidungsspielraum zur schnellen Umsetzung von Maßnahmen.

Die Aufgaben der Eigenbetriebe werden in der Eigenbetriebssatzung festgelegt, dies gilt auch für die Kompetenzen des Werksausschusses sowie des Rates und seine Ausschüsse. Dabei ist die Richtlinie für Beteiligungen zu beachten.

 

Es sollen zwei neue Eigenbetriebe mit folgender grundsätzlicher Aufgabenstellung entstehen:

 

EB Grundstücksentwicklung

 

Grundsätzliche Aufgabenstellung:
Ankauf von Flächen (ohne Gewerbe),  ihre Vermessung, Erstellung von Bebauungsplänen, Erschließung und Grundstücksveräußerung, Service für die Stadt im Bereich Grundstücksbewirtschaftung,- verkehr und –verpachtung, Vermessung und Bewertung des Immobilenvermögens, Bereitstellen von Geoinformationssystemen, Wohnungsbauförderung, Aufgaben nach dem Wohnungsbindungsgesetz

 

EB Gebäude, Einkauf und Logistik

 

Grundsätzliche Aufgabenstellung:
Die Aufgabenstellung soll dem in der freien Wirtschaft bereits etablierten ganzheitlichen Facility – Modell entsprechen. Dazu gehören insbesondere

 

Planung und  Bau aller städtischen Gebäude sowie deren Bewirtschaftung nach wirtschaftlichen Grundsätzen möglichst mit eigenen handwerklichen Hausmeisterkapazitäten. Vermietung der Gebäude im Sinne des Vermieter/Mieter-Modells sowie technischer Gebäude- und Arbeitsplatzausstattung, Gebäudereinigung, Einkauf einschl. technischer Dienstleistungen (auch Schulmöblierung; Netzwerke und Hardware).

 

Dieser Eigenbetrieb wird nicht nur in der Gebäudereinigung, sondern auch in anderen Aufgabenfeldern im Wettbewerb mit externen Anbietern zu führen sein. Er benötigt deshalb eine Struktur, die entsprechenden Unternehmen und Betrieben der Wirtschaft sehr ähnlich ist.

 

 

1.3       Neue Aufgabenstellung des Städtischen Reinigungsbetriebes - SRB -

Der Eigenbetrieb wird um die Unterhaltung der städtischen Grünflächen und der Friedhöfe aus dem Bereich des Garten- und Friedhofsamtes sowie der Reinigung, Unterhaltung (ohne Straßenbau) und dem Winterdienst aus dem Bereich des Tiefbauamtes erweitert. Ziel der Bündelung ist die Schaffung von Synergieeffekten sowohl im finanziellen als auch personellen Sektor und dem Angebot einer Leistung  “Alles aus einer Hand" anbieten zu können.

 

Durch die erweiterte Aufgabenstellung erfolgt eine Umbenennung in

Städtischer Regiebetrieb (SRB).

 

1.4       Erweiterung der Verwaltungs- und Betriebsgesellschaft mbH Salzgitter zur Sport- und Freizeit Salzgitter GmbH

 

 

Der Gesellschaftszweck wird um die Vermarktung des Salzgittersees einschl. der Insel  und den Betrieb des “Stadions Am Salzgittersee” sowie um die Förderung von Sport und Freizeit erweitert.

 

Details werden im Gesellschaftsvertrag und ggf. einzelvertraglich geregelt.

 

Die Gesellschaft soll künftig die Bezeichnung “Sport und Freizeit Salzgitter GmbH" tragen.

 

Die Gesellschaft erhält einen hauptamtlichen Geschäftsführer.

 

Ergänzend zum Aufsichtsrat soll ein Fachbeirat unter Einbindung Externer gebildet werden. Damit soll u.a. der Auflösung des Ausschusses für Sport und Freizeit Rechnung getragen werden.

 

 

1.5       Umbenennung der Thermalsolbad Salzgitter GmbH

Nach Erweiterung der Gesellschaft um das Hallenfreibad Lebenstedt (Ratsbeschluss vom 24.3.2004) wird die Gesellschaft in “Thermalsole- und Bäder Salzgitter GmbH” umbenannt.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.         Sonstige Maßnahmen zur Veränderung der Verwaltungsstruktur, die in          der Entscheidungskompetenz des Oberbürgermeisters liegen.

 

2.1       Bildung von Fachdiensten

Zur weiteren Übertragung der dezentralen Ressourcenverantwortung mit Budgetierung erfolgt nochmals eine  Reduzierung von Ämtern und Referaten, verbunden mit dem sukzessiven Wegfall von Leitungsfunktionen.  So wird die Anzahl von gegenwärtig 30 bestehenden auf 18 Fachdienste, dem Büro des Oberbürgermeisters und 3 Eigenbetriebe reduziert. Das Rechnungsprüfungsamt bleibt wegen seiner Sonderstellung unverändert.

 

Aufgelöst bzw. mit anderen Fachdiensten bzw. in Eigenbetrieben zusammengefasst  werden

-                     das Referat für Europangelegenheiten und Integration

-           das Referat für Öffentlichkeitsarbeit

-                     das Hauptamt

-                     das Ordnungsamt

-                     das Umweltamt

-           das Referat für Sport und Freizeit

-                     das Referat für Stadtentwicklung

-                     das Referat für Soziale Stadt und Sanierung

-                     das Vermessungs- und Liegenschaftsamt

-           das Hochbauamt

-           das Garten- und Friedhofsamt

-           das Referat für Sonderaufgaben und Statistik

 

 

Neu gebildet werden die Fachdienste

 

-           Bibliothek

-           BürgerService

 

Die bisherigen Ämter erhalten die einheitliche Bezeichnung Fachdienst.

 

Wesentliche Kriterien der Fachdienststruktur:

 

-           große, leistungsstarke Organisationseinheiten, die flexibel auf sich ändernde Anforderungen reagieren können,

-           im Zuge der geplanten flächendeckenden Budgetierung für ihren Aufgabenzuschnitt auf der Basis des Produktplanes budgetiert und ganzheitlich verantwortlich sind (Fach- und Ressourcenkompetenz)

-           schlanke Strukturen mit ganzheitlicher Sachbearbeitung mit so wenig Hierarchiestufen wie möglich bzw. nötig,

-           die Ausweitung der Leitungsspanne von bisher ca.  6-8 Vollzeitkräften (s. KGSt-Empfehlung) auf mindestens 10 Vollzeitkräfte,

-           optionale Untergliederung der Fachdienste in Fachgebiete, deren Leitung neben fachlichen Aufgabe auch eine dienstrechtliche Funktion als unterste hierarchische Leitungsebene wahrnimmt,

-           bei entsprechender Größe und Aufgabenstellung kann das Fachgebiet auf der arbeitsorganisatorischen Ebene aus Teams bestehen, deren Leitung eine rein fachliche Funktion wahrnimmt,

-           die Funktion und Bezeichnung Abteilungsleiter entfällt.

Die derzeitige Anzahl von 88 Abteilungs- und Sachgebietsleitern soll um ca. 15%, entsprechend 13 Stellen, reduziert werden.  Da insbesondere die Sachgebietsleiter noch überwiegend sachbearbeitend tätig sind, kann das Einsparpotential erst nach Festlegung der Fachdienststruktur beziffert werden.

 

In allen Fällen, in denen sich die Aufgaben- oder Verantwortungsbereiche der Stellen erheblich verändern, werden mittelfristig neue Stellenbewertungen erforderlich sein. Es wird dabei angestrebt, Höherausweisungen nach Möglichkeit zu vermeiden.

 

 

2.2       Aufgabenverschiebungen zwischen den Organisationseinheiten

 

Bei der Bildung Fachdienste werden Aufgabenverschiebungen erfolgen, die sich im Wesentlichen in der Übersicht wie folgt darstellen:

 

            Büro des Oberbürgermeisters

+          Ideen- und Beschwerdemanagement

+          Europaangelegenheiten/Städtepartnerschaften

+          Kommunikation (ehemaliges Referat 1.4)

 

Fachdienst Organisation, It und Controlling
-           Budgetaufstellung

-           Investitionscontrolling

-           verfahrenstechnische Betreuung der KLR

-           Beschaffung Hardware und Verbrauchsgüter (zukünftig EB)
-           Rechenzentrum, Netze, Kommunikation und Hardwareservice (zukünftig EB)

-           Ideen- und Beschwerdemanagement
+          Koordination der Prüfberichte

 

Fachdienst Ratsangelegenheiten

+          Wahlen und Statistik

 

            Fachdienst Recht

+          Arbeitsrecht

 

            Fachdienst Personal

+          Koordination arbeitsmedizinischer Untersuchungen

 

 

 

 

Fachdienst Bildung

-           Bibliothek

-           Hausmeisterdienste (zukünftig EB)

+          Integration

+          Vergabe der Sporthallen an Vereine, Erhebung und Festsetzung der Hallen-
nutzungsgebühren

Fachdienst Bibliothek

eigenständig

 

Fachdienst Haushalt und Finanzen

+          Investitionscontrolling

+          Budgetaufstellung

+          verfahrenstechnische Betreuung der KLR

 

 

Fachdienst Ordnung

+          Ausländerstelle

+          Allgemeines Ordnungswesen

+          Ordnungswidrigkeiten

Fachdienst Bürgerservice

+          BürgerCenter
+          Standesamt
+          Autoservice-Park
+          Pförtnerdienst
+          Kontaktstelle des Sozialamtes

 

Fachdienst Planung

-           optional Planungskapazitäten für die Erstellung von Bebauungsplänen im EB Grundstücksentwicklung (Kapazitätsbemessung erfolgt im Rahmen der EB-Bildung)

+          Allgemeiner Umweltschutz:

+          Untere Naturschutzbehörde

+          Untere Wasserbehörde, Wasserwirtschaft, Wasserrecht

+          Umweltberatung/Umwelttelefon/Umweltbeauftragter

-           Operative Flächenbewirtschaftung (zukünftig EB)

 

            Fachdienst Stadtumbau und Soziale Stadt Salzgitter

+          Sanierung, Soziale Stadt und Stadtumbau infolge Auflösung des Referates Soziale Stadt und Sanierung

 

            Fachdienst Tiefbau und Verkehr

-                     Reinigung, Unterhalt (ohne Straßenbau) und Winterdienst

 

 

Weitere Aufgabenveränderungen bleiben vorbehalten.

 

 

 

2.3       Unterstützung der Dezernenten

Bei den Dezernenten werden Stabsstellen eingerichtet, die aus dem dezernatsinternen Stellenbestand  kostenneutral zu rekrutieren sind.

Die Stellenbeschreibungen/- anforderungsprofile werden in Zusammenarbeit mit den Dezernenten erstellt. Die Stabsstellen übernehmen im wesentlichen Koordinierungsfunktionen im Dezernat und leisten eine Steuerungsunterstützung.

 

Im Sinne einer flexiblen und bedarfsgerechten Organisation können Fachdienste bestimmte Verwaltungstätigkeiten im jeweiligen Dezernat bündeln (z.B. die Buchführung in einer zentralen  Finanzbuchhaltung).

 

2.4.      Zeitziel

 

Die Einrichtung der neuen Fachdienste erfolgt parallel zu der Gründung der Eigenbetriebe und muss zum 31.12.2004 abgeschlossen sein.

 

 

3. Ausschussstruktur (Entscheidung der Politik)

 

Die Reduzierung der Organisationseinheiten erleichtert dem Rat die Entscheidung zur Neustrukturierung der Gremienarbeit. Ziel könnte es sein, trotz Bildung der neuen Werksauschüsse die Anzahl der Fachausschüsse zu reduzieren (Vorschlag siehe Anlage 2). Wünschenswert ist die zeitgleiche Umsetzung, mit der neuen Verwaltungsstruktur.

 

Anlagen: